So starten Sie erfolgreich Ihr Dynamics 365 CRM-Projekt

Das sollten Sie vor der Einführung von Dynamics 365 CRM berücksichtigen!

Sie stehen vor der Einführung eines CRM-Systems? Dabei gilt es Einiges zu beachten, denn eine CRM-Lösung ist nicht nur eine technische Lösung in Form von Software, es ist vielmehr als Strategie und Unternehmensphilosophie zu verstehen. In diesem Blog-Beitrag erklären wir, wie Sie Ihr CRM-Projekt zum Erfolg führen – vor und nach dem Go Live.

 

Allgemeines CRM-Verständnis

Auch wenn Dynamics 365 ein Microsoft Produkt ist, das vom Namen her mit Office 365-Produkten wie Word, Outlook, Excel etc. verwandt ist, handelt es sich hier um eine gänzlich andere Lösung. Während sich die Office 365-Produkte auf eine bestimmte Funktionalität spezialisieren, besteht Dynamics 365 aus prozessorientierten Anwendungen, die eine breite Funktionspalette abdecken. Sie umfassen Elemente und Tools für ein Anwendungsspektrum über viele organisatorische Bereiche wie Marketing, Sales und Service hinweg. Es ähnelt eher einem ERP-System und ist entsprechend komplex.
Daher empfehlen wir, dass die vorhergesehenen Anwender des Systems, rechtzeitig und angemessen an der CRM-Einführung beteiligt werden. Wenn Anwender zu spät mit dem System in Berührung kommen, kann es der Akzeptanz erheblich schaden. In diesem Zusammenhang können auch frühzeitige Schulungen des Standards helfen. Je besser die Nutzer von Beginn an mit dem CRM-System zurechtkommen, desto schneller werden jedem Einzelnen die Vorteile deutlich, die die Lösung mit sich bringt.
 
In der anschließenden Betriebsphase sollte auch das Management Dynamics 365 CRM nutzen und dem Anwender-Team mit gutem Beispiel vorangehen. Schon häufig hat sich gezeigt: Wenn der oder die ManagerInnen das System nicht nutzten, wird es von ihren Mitarbeitern nach kurzer Zeit auch als irrelevant abgetan.
 

Ressourcen

Microsoft Dynamics 365 einzuführen und es im Anschluss zu betreiben, ist nicht möglich ohne ein Investment über die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Weder die Einführung noch der Betrieb des Systems kann vollständig an uns als Dienstleister delegiert werden. Das sollte es auch nicht, da es sich um Know-how handelt, das für Ihr Unternehmen strategische Relevanz hat!
Wie viel Zeit notwendig ist, hängt vom Umfang und der Intensität ab, mit der Sie Dynamics 365 CRM verwenden möchten. Je schneller und umfassender, desto mehr Ressourcen werden Sie intern benötigen.
Für die Projektplanung und -verantwortung ist ein eigener Projektmanager sehr empfehlenswert. Denken Sie auch daran, einen Administrator, die betroffenen Fachbereiche sowie das Management frühzeitig einzubinden.
Für den Betrieb des Systems reicht ein geschulter Administrator aus. Wenn Sie eigene Anpassungen und Erweiterungen planen, sollten Sie zudem über interne Entwicklungsressourcen im Bereich JavaScript- und .net-Entwicklung nachdenken.
Für den anschließenden Betrieb Ihres CRM-Systems mit z.B. 30-50 Anwendern, sollten Sie eine halbe Vollzeitstelle für folgende Aktivitäten einplanen: Administration, regelmäßige Datenpflege, Schulungen, Beteiligung an Projekten zur Weiterentwicklung sowie die Abstimmung mit OnDemand4U.
 

Projektstart

Zu Beginn eines CRM-Projekts steht die Definitionsphase. Sie beinhaltet die Festlegung der wesentlichen Eckpunkte des Projekts: Auftraggeber, Projektleiter, wesentliche Ergebnisse, zeitliche und budgetäre Eingrenzung etc…
Anschließend sollten Sie Ihre Anforderungen definieren, die das angestrebte Ergebnis näher beschreiben. Beschreiben Sie in einem entsprechenden Anforderungskatalog, wie das Ergebnis aussehen soll. Des Weiteren sollten Sie sich unbedingt mit den Standardfunktionalitäten von Dynamics 365 im Standard vertraut machen, um zu erfahren, was bereits enthalten ist. In diesem Zusammenhang bieten wir umfassende und günstige Online-Schulungen, von ersten Schritten bis zur Administration und Anpassung des Systems.
Auf Basis dieses Anforderungskatalogs können wir Ihnen in einem ersten Analyse-Schritt erklären, welche Ihrer Anforderungen näher oder weiter weg vom Systemstandard sind. Dementsprechend können wir auch abschätzen, ob niedrigere oder höhere Projektaufwände zu erwarten sind. Anschließend können Sie intern über den für Sie passenden Projektumfang beratschlagen.
Erst jetzt sollte ein verbindlicher Projektplan erstellt und mit einer Risikoanalyse ergänzt werden. Damit hat OnDemand4U die Basis für ein Angebot, das schon soweit belastbar ist, um gemeinsam die weitere Vorgehensweise zu planen.
Nun können Sie entscheiden, wie Sie weiter vorgehen möchten. Eher ‚agil‘ – also die Planung von Aufwänden – oder klassisch im ‚Wasserfall‘-Modus – der Planung von Ergebnissen. Gemeinsam mit uns klären Sie, was auf Ihre Situation und Ihr Anliegen am besten passt.
 

Die Zusammenarbeit mit OnDemand4U

Systemlandschaft
Damit Sie beim späteren Betrieb Ihres Microsoft Dynamics 365 Systems ungestört arbeiten können, empfehlen wir eine zweistufige oder sogar dreistufige Systemlandschaft. Ein Test- und ein Produktiv-System, gegebenenfalls auch ein Entwicklungssystem. Das hat den Vorteil, dass Sie neue Entwicklungen, Schulungen oder Tests nicht auf dem gleichen System durchführen müssen, auf dem Sie wichtige Betriebsdaten ablegen.
Externe Zugänge
Wenn Sie Unterstützung an Ihrem System benötigen, brauchen wir zu Projektbeginn die entsprechenden Zugänge sowie Administrationsrechte für die Einrichtung.
Kommunikationswege
Zur optimalen Kommunikation und Vermeidung paralleler Ablagen empfehlen wir für unsere Zusammenarbeit eine gemeinsame Kommunikationsplattform wie zum Beispiel Microsoft Teams oder SharePoint. Ob diese von uns oder von Ihnen bereitgestellt wird, ist dabei nebensächlich. Wir sollten uns lediglich über einen Standard einigen und die relevanten Beteiligten dafür freischalten.
Eine andere Frage ist die nach der Organisation der Kommunikation in Gremien und auf verschiedenen Projektebenen. Wer meldet was wem und wann? Wer organisiert wann welche Termine? Diese Fragen werden zu Projektbeginn bei der Klärung der Projektorganisation geklärt und helfen zusätzlich, ineffiziente Wege zu ersparen.
 
Weitere Informationen rund um das Thema „Dynamics 365 CRM-Einführung“ finden Sie hier.
 
 

Microsoft Power Platform – was steckt dahinter?

Die Microsoft Power Platform

Microsoft bezeichnet die Power Platform als Dynamics 365 Erweiterung. Sie besteht aus drei Anwendungen: PowerApps zum Erstellen benutzerdefinierter Anwendungen, Power BI für die dynamische Visualisierung von Daten sowie Microsoft Flow zur Erstellung automatisierter Workflows. Durch die Nutzung von Common Data Service (CDS) und das Common Data Model (CDM), also ein einheitliches Datenmodell und ein zentraler Speicherort, werden getrennte Datensilos vermieden. Jede Applikation greift demzufolge auf denselben Datensatz zu.
Microsoft Power Platform

PowerApps, Flow und Power BI im Überblick

Microsoft PowerApps

PowerApps ist ein Low-Code-Applikationsdesigner, der Ihnen aufgrund seiner grafischen Modellierungsmethoden die schnelle Erstellung benutzerdefinierter und webbasierter Anwendungen für Ihre Geschäftsanforderungen ermöglicht.
PowerApps ermöglicht Ihnen:

  • Individuelle Geschäftsanwendungen auch ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.
  • Anhand von Geschäftslogik- und Workflow-Funktionen, manuelle Geschäftsprozesse in digitale, automatisierte Prozesse umzuwandeln.
  • Die Nutzung per Browser oder mobilen Endgerät.

Microsoft Flow

Mit Flow können Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisieren. Sie müssen lediglich ein einziges Mal definieren, wie das entsprechende Programm reagieren soll. Wenn dieser definierte Sachverhalt eintritt, brauchen Sie anschließend selbst nichts mehr erledigen. Diesen Arbeitsablauf übernimmt für Sie dann Flow.
Die Anwendungsbeispiele sind mannigfaltig und reichen von automatisch weitergeleiteten E-Mails (auch per SMS auf Ihr Smartphone) über Synchronisierungsprozesse, die automatisch starten, bis hin zu Daten, die im richtigen Ordner abgelegt werden. Aber nicht nur Microsoft Programme wie Excel, Outlook oder SharePoint sowie die komplette Dynamics 365 Umgebung können eingebunden werden, es gibt mittlerweile unzählige Konnektoren zu externen Anwendungen, wie z.B. Dropbox, Twitter oder GoogleDrive.
Mit Microsoft Flow:

  • Erstellen Sie mithilfe von Vorlagen einfach Workflows
  • Stehen Ihnen hunderte kostenlose Vorlagen von Microsoft zur Verfügung, wie z.B.:
    • Office 365-E-Mail-Anlagen in OneDrive for Business speichern
    • Push-Benachrichtigung, wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Chef erhalten
    • Tägliche Zusammenfassung der Top-CNN-Meldungen
    • Dateien zwischen Dropbox und SharePoint kopieren
    • Wettervorhersage für Ihren Standort
    • Tweets eines bestimmten Benutzers per E-Mail an Sie senden
    • u.v.m.
    • Selbstverständlich ist Flow auch für Smartphones oder Tabletts mit Android- sowie iOS-Systemen verfügbar.

Eine Übersicht der verfügbaren Flow-Dienste finden Sie hier: Verfügbare Flow-Dienste
 

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI ist eine Reporting-Anwendung zur Erstellung von Berichten und enthält cloud-basierte Business Intelligence Funktionen. Mithilfe von Power BI können Sie Daten zusammenführen, analysieren sowie visualisieren. Dank der SharePoint-Integration ist es zudem möglich auch über Fachabteilungen oder Standorte hinweg, Analysen mit Kollegen austauschen. Power BI ist als Plug-In für Excel, in Office 365 sowie als Desktopversion verfügbar und kann auf mobilen Endgeräten genutzt werden.

  • Power BI ermöglicht es Anwendern:
  • aus Daten schicke Grafiken zu erstellen
  • alle Datenquellen, z.B. Excel, Salesforce-Daten oder Daten auf einer Internetseite zu nutzten
  • benutzerdefinierte Dashboards und interaktive Berichte zu erstellen und mit Kollegen teilen
  • fertige Berichte in Dashboard zu veröffentlichen

 

Die Vorteile der Microsoft Power Platform

  • Kosten für die Erstellung einer Applikation können teilweise massiv reduziert werden
  • Entwicklungen müssen weniger oft an externe Dienstleister abgegeben werden
  • Besserer Zugang zu Informationen zieht häufig bessere und schnellere Entscheidungen nach sich
  • Die neuen digitalen Workflows ersetzen manuelle, zum Teil auf Papier basierende Prozesse und erhöhen somit die Effizienz
  • Entlastung der Mitarbeiter durch die Minimierung manueller Tätigkeiten
  • Mobile Apps sind durch den Common Data Service sicher und DSGVO konform

Microsoft streicht Social Engagement ersatzlos

Microsoft streicht Social Engagement ersatzlos – das müssen Sie beachten!

 
Bereits seit 16. Januar 2019 ist Microsoft Social Engagement für Neukunden nicht mehr verfügbar. Bestandskunden mit Lizenzrechten können weiterhin auf den Dienst zugreifen und bei Bedarf zusätzliche Lizenzen bis zum Ablauf ihres Abonnements oder dem 16. Januar 2020 erwerben. Ab dem 16. Januar 2020 wird Microsoft Social Engagement inklusive aller Add-ons komplett einstellen.
Zudem gilt es zu beachten, dass ab dem 1. Oktober 2019 Twitter als Datenquelle nicht mehr unterstützt wird.
Betroffen sind alle Kunden mit folgenden Dynamics 365 Lizenzen:

  • Dynamics 365 for Sales, Enterprise Edition
  • Dynamics 365 for Customer Service, Enterprise Edition
  • Dynamics 365 for Field Service
  • Dynamics 365 for Project Service Automation
  • Dynamics 365 for Marketing
  • Dynamics 365 for Customer Engagement Plan
  • Dynamics 365 Plan
  • Dynamics CRM Online Enterprise
  • Dynamics CRM Online Professional
  • Microsoft Social Engagement Enterprise
  • Microsoft Social Engagement Professional

 
Abrufen Ihrer Daten aus Microsoft Social Engagement
Wenn Sie eine Kopie Ihrer Daten abrufen möchten, haben Sie mindestens 90 Tage nach Ablauf Ihres Abonnements oder bis zum 16. Januar 2020 Zeit.
 
Warum wird Microsoft Social Engagement eingestellt?
Scheinbar war die Nachfrage zu gering. Der vor einigen Monaten vorgestellte Nachfolger – Microsoft Dynamics 365 Market Insights – basiert bisher nur auf Erkenntnissen und Daten der US-Webaktivitäten und ist zudem nur auf Englisch verfügbar. Dynamics 365 Market Insights wird daher, anders als angekündigt, nicht Nachfolger von Microsoft Social Engagement.
 
Was kann man Social Engagement Kunden und Interessenten empfehlen?
Microsoft verweist auf Lösungen von Partnern oder Drittanbietern, die u.a. auf AppSource verfügbar sind.

Die Dynamics 365 Plattform – Übersicht und Produkt-Roadmap

Produkt-Roadmap für die komplette Dynamics 365 Plattform

 
Die öffentliche Produkt-Roadmap vermittelt einen guten Überblick, was Microsoft an Produkt-Updates in der nächsten Zeit zur Verfügung stellt.
Diese Seite sollten Sie in Ihre Bookmarks aufnehmen. Microsoft aktualisiert die Produkt-Roadmap für Dynamics 365 for Sales, Marketing, Customer- and Field-Service, Finance and Operations, Business Central, Retail sowie Talent regelmäßig.
 
 
Dynamics 365 Übersicht aller Module
 
 


 

Dynamics 365 CRM vs. Salesforce

6 Gründe, warum Dynamics 365 CRM für Unternehmen besser ist als Salesforce!

 

1. Flexibilität der Programmierumgebung

Dynamics 365 CRM wurde entwickelt, um es einfach den individuellen Bedürfnissen jedes Kunden anpassen zu können. Darum unterstützt Microsoft gängige Programmiersprachen wie HTML, Java oder .net. Währenddessen kommt bei Salesforce Apex die interne Programmiersprache zum Einsatz. Das erschwert Salesforce-Administratoren die Anpassung massiv, auch die Entwicklung eigener Apps ist quasi ausgeschlossen.
Hingegen können durch Microsoft Partner entwickelte Erweiterungen zum Teil kostenlos bei Microsoft AppSource heruntergeladen werden. Noch ein Wort zu den Partnern: Ein Microsoft Dynamics 365 CRM Kunde kann im Gegensatz zum Salesforce Kunden auf ein viel größeres Partnernetzwerk vertrauen, was Ihren Support auch vor Ort gewährleistet.

 

2. Probleme durch Anwendungen von Drittanbietern

Um einen ähnlichen Leistungsumfang wie Dynamics 365 anbieten zu können, verlässt sich Salesforce ausschließlich auf Anwendungen von Drittanbietern. Dies hat zur Folge, dass Sie Ressourcen von mehreren Servern und Quellen beziehen. Wenn eine Anwendung eines Drittanbieters Probleme bereitet, wird das komplette CRM-System in Mitleidenschaft gezogen. Obwohl Sie ein CRM-System „out-of-the-box“ gekauft haben, bleibt Ihnen in so einem Fall nur eine zeit- und ressourcenaufwendige Anpassung. Anwendungen von Drittanbietern werden bei Dynamics 365 CRM zur Ergänzung der Standardplattform nicht benötigt.

 

3. DSGVO und Sicherheit

Bei der Nutzung mehrerer Apps ist es zwingend erforderlich in Erfahrung zu bringen, wer diese Apps entwickelt hat und vor allem wo Ihre Daten gespeichert werden. Wenn Sie Microsoft Dynamics 365 nutzen, wissen Sie, dass alles in der Microsoft Azure Cloud gespeichert wird – einer der weltweit sichersten Cloud-Services.

 

4. Investitionssicherheit

Salesforce wurde die letzten Jahre einige Male als Übernahmekandidat gehandelt (u.a. durch Microsoft). Microsoft ist eines der größten und innovativsten Unternehmen weltweit, eine Übernahme durch ein anderes Unternehmen ist quasi ausgeschlossen. Die Weiterentwicklung von Dynamics 365 unter Berücksichtigung aller zukünftigen Herausforderungen für die Geschäftswelt ist gesichert.

 

5. Integration in Office & Co

Alle unsere Kunden schätzen Dynamics 365 CRM wegen seiner einfachen Integration mit anderen vertrauten Microsoft-Technologien. Dazu zählen u.a. Office 365, Outlook aber auch SharePoint und Yammer. Daraus ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie z.B. die Word-Integration das Erstellen eines Angebots direkt in Outlook ermöglicht oder zahlreiche Excel-Im- und Exportfunktionen.
Des Weiteren ähnelt die Benutzeroberfläche von Dynamics 365 CRM vielen bereits bekannten Microsoft Programmen – das erleichtert die Einarbeitung und steigert die Akzeptanz bei den Anwendern.
Tipp: Verzichten Sie dennoch nicht gänzlich auf Schulungen! Nur mit entsprechenden Trainings schöpfen Sie das Potenzial Ihrer CRM-Lösung voll aus. Erfahrungsgemäß reichen aber zwei- bis dreistündige Online-Schulung bereits aus, um eine sichere Bedienung zu gewährleisten.

 

6. Kosten

Salesforce ist mit die teuerste CRM-Lösung auf dem Markt. Leider merken das viele Firmen erst nach ein bis zwei Jahren, da Salesforce das Startinvestment ganz bewusst niedrig hält. Benötigen Sie weitere Lizenzen, werden Sie feststellen, dass Sie keine einzelne Lizenz hinzukaufen können. Stattdessen müssen Sie zwingend das nächsthöhere Volumen-Paket erwerben. Dann zahlen Sie auch für Lizenzen, die Sie gar nicht benötigen. Wollen Sie zusätzliche, nicht im Standard enthaltene Funktionen erhöht sich der Preis aller Lizenzen. Die Laufzeit beträgt mindestens ein Jahr, auch für ungenutzte Lizenzen. Das deckt sich auch mit Anfragen, die wir von Unternehmen erhalten, die aus Kostengründen gezwungen sind, auf eine andere CRM-Lösung umzusteigen.
Bei uns können Sie hingegen täglich Microsoft Lizenzen und Funktionen buchen und wieder abbestellen. Unter dem Strich betragen die Kosten pro Dynamics 365 CRM Anwender etwa die Hälfte der Kosten von Salesforce CRM.
Des Weiteren sind bei Salesforce sowohl API-Zugang (Programmierschnittstelle) und Backups nicht im Preis enthalten. Beides ist bei Microsoft kostenlos, ebenso der Download der Backups.
Auch Add-ons, die Sie bei Salesforce kostenpflichtig erwerben müssen, wie z.B. Projektmanagement (PSA), sind bei Dynamics 365 CRM meistens schon im Standard enthalten oder kosten deutlich weniger.
Zudem kostet eine Speichererweiterung bei Salesforce mehr als das Doppelte wie bei Microsoft.
Weitere Vorteile von Dynamics 365 CRM:

  • True-Down Möglichkeit während der Vertragslaufzeit (Reduzierung des Lizenzvolumens)
  • Flexible Upgrade-Termine
  • Keine Limits für das Senden von E-Mails
  • Keine Überraschung durch vorzeitige, automatische Vertragsverlängerung
  • Kostenloses Wiederherstellen der Datenbank auf den vorherigen Sicherungspunkt
  • Kostenlose Datenbankverschlüsselung mit MS-gesteuerten Schlüsseln
  • Vollständiges SQL-Datenbank-Backup, wenn Sie den Microsoft-Dienst kündigen

Der Standard-Funktionsumfang von Dynamics 365 CRM Professional ist in etwa mit Salesforce Enterprise vergleichbar – Dynamics 365 CRM kostet aber nur die Hälfte.

 

Fazit

Dynamics 365 ist nicht nur deutlich preiswerter als Salesforce, Sie wissen zudem genau, wer Zugriff auf Ihre Daten im Sinne der DSGVO hat: Microsoft – ein einziger Vertragspartner mit demselben Datenschutzniveau für Dynamics 365 und Office 365!
Sicherlich ist Salesforce eine ausgereifte CRM-Lösung, doch bietet Dynamics 365 CRM mehr fürs Geld. Es ist aufgrund der Integration in Office & Co einfacher zu bedienen, ermöglicht Systemanpassungen und die Entwicklung eigener Apps. Zudem hat Dynamics 365 das größere Partnernetzwerk und kann Ihnen dadurch den für Ihre Branche und Unternehmensgröße passenderen Partner, meist auch vor Ort, gewährleisten.
Aus diesen Gründen haben wir uns auch vor 8 Jahren auf die Spezialisierung von Dynamics CRM Online, dem heutigen Dynamics 365 for Sales entschieden und sind seitdem zertifizierter Microsoft Gold-Partner.
Mittlerweile haben wir mehr als 200 Unternehmen bei der Implementierung von Dynamics 365 oder der Migration von Salesforce erfolgreich unterstützt! Wir wissen also, wovon wir sprechen…
Wenn Sie wissen wollen, wie es mit Microsoft Dynamics 365 weitergeht, werfen Sie doch mal einen Blick auf die Roadmap.