Einführung von Microsoft Business Central

Einführung von Microsoft Business Central

So klappt die Einführung von Microsoft Business Central

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central bilden Sie die Prozesse aller Unternehmensbereiche gesamtheitlich ab und optimieren diese entsprechend. Dazu zählen u.a. Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen, Vertrieb und Marketing sowie Produktion und Materialwirtschaft.
Ähnlich wie bei der Einführung von Microsoft Dynamics CRM gilt auch bei Business Central: Planen Sie sorgfältig, denn eine unzureichende Vorbereitung kann nicht nur die Kosten in die Höhe treiben, schlimmstenfalls gefährdet es sogar den Erfolg Ihres Business Central-Projekts.
 

Ressourcen und Anforderungsanalyse

Selbst die Zuhilfenahme eines Microsoft Partners und Business Central-Spezialisten wie OnDemand4U wird einige Ihrer Mitarbeiter während der ERP-Einführung über einen längeren Zeitraum binden. Daher sollten Sie sich die Frage nach den notwendigen Ressourcen in Ihrem Hause stellen. Berücksichtigen Sie dabei auch den Arbeitsausfall Ihres Teams im Tagesgeschäft während des Projekts.
Wenn Ihr Projektteam steht, sollten Sie sich Gedanken machen, was Ihr Business Central-System alles können sollte. Dabei spielt das Thema Technologie eigentlich keine große Rolle, da Sie für den Einsatz von Business Central lediglich eine Internetanbindung und einen Browser benötigen. Vielmehr geht es bei der Anforderungsanalyse um die Funktionen, die Ihr ERP-System beherrschen muss. Berücksichtigen Sie hierbei zwingend die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter aus den jeweiligen Unternehmensbereichen.
 

Lastenheft

Das Lastenheft stellt quasi das Fundament Ihres Business Central-Projekts dar und sollte folgende Punkte so detailliert wie möglich beschreiben:

  • Informationen zum Unternehmen und Ihre Branche
  • Markt, Wettbewerb, Alleinstellungsmerkmale, Produkte und Dienstleistungen
  • Eine Übersicht Ihrer IT-Infrastruktur
  • Ihre funktionalen Anforderungen an Business Central
  • Interne Prozesse, was ist zukünftig geplant
  • Ihren Zeitplan für das geplante Projekt
  • Ansprechpartner

Wichtig: Da kein Lastenheft gänzlich selbsterklärend ist, nennen Sie uns einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin für Rückfragen! Zudem ist es sinnvoll für Fachfragen Ansprechpartner aus den Fachabteilungen zu nennen.
 

Business Central-Workshop

Um OnDemand4U und Business Central besser kennenzulernen, empfehlen wir einen Briefing-Workshop. Im Rahmen dieses Termins haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anforderungen zu erläutern und bekommen alle offenen Fragen zu Business Central beantwortet.
Auf Basis Ihres Lastenheftes passen wir unsere Präsentation individuell Ihren Bedürfnissen an. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung benötigen, empfehlen wir ein Vorbereitungs-Meeting vorab.
 

Pflichtenheft und Implementierung

Vor der Implementierung sollte ein weiterer Workshop stattfinden, um letzte Unklarheiten auszuräumen oder Fehlinterpretationen des Lastenheftes zu vermeiden. Ziel dieses Workshops ist die Erstellung eines Pflichtenheftes, in dem wir die technische Umsetzung Ihrer Vorgaben aus dem Lastenheft festlegen. Auch das Pflichtenheft gilt es im Anschluss von Ihrer Seite nochmals zu prüfen. Sobald Sie Ihr ok dazu geben, beginnen wir gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung mit der Einführung von Business Central und der Anpassung Ihres ERP-Systems an Ihre Unternehmensprozesse.
 

Abnahme und Schulung

Nach Abschluss der technischen Umsetzung erfolgt die Abnahme. Sie haben jetzt die Möglichkeit, Business Central sorgfältig zu testen. Planen Sie hierfür genügend Zeit ein – jedes einzelne Feature muss funktionieren.
Spätestens jetzt, besser jedoch zeitgleich zur Implementierung, sollte die Schulung Ihrer Mitarbeiter stattfinden. Beginnen Sie zuerst Ihre Key-User zu schulen, damit diese nach Abschluss der Implementierungsarbeiten, den Rest Ihres Teams intern trainieren können. Bitte unterschätzen Sie das Thema Schulungen nicht, denn sie sind ein zentraler Baustein bei der Einführung eines ERP-Systems! Schlecht oder gar nicht geschulte Anwender, verbreiten Angst und Skepsis, arbeiten ineffizient und verursachen durch Falschnutzung vermeidbare Kosten.
Wir bieten sowohl entsprechende Trainingsmodule für Power-User als auch Mitarbeiter an.
 
Microsoft Dynamics Business Central Schulung

Nach Beendigung der Schulungen ist die Business Central-Einführung abgeschlossen

 

Zusammenfassung der Prozessschritte bei der Einführung von Business Central:

  • Ressourcen abklären
  • Anforderungsanalyse
  • Lastenheft
  • Business Central-Workshops
  • Pflichtenheft
  • Technische Umsetzung
  • Abnahme und Tests
  • Schulungen

Power Virtual Agents – Zuwachs für die Power Platform

Power Virtual Agents erweitert die Microsoft Power Platform

 
Power Virtual Agents ist ein Teil der Microsoft Power Platform und ermöglicht Ihnen, in einer grafischen Oberfläche, KI-unterstützte Chatbots zu erstellen – ganz ohne Programmierkenntnisse. Chatbots sind, Pop-up Fenster auf Webseiten, die dem Webpage-Besucher Hilfe oder Problemlösungen anbieten. Bots können Standardfragen beantworten, Hilfestellung bei bekannten Problemen geben sowie Aufgaben automatisieren. Das spart sowohl Ihren Kunden als auch Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit.
Bisher war das Erstellen eines Bots ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess und nur Experten möglich.
Power Virtual Agents ist ein sogenannter Low-Code-Applikationsdesigner, der Anwendern ermöglicht Chatbots zu erstellen, für die normalerweise Entwickler und KI-Experten erforderlich sind.
Des Weiteren können Sie Power Virtual Agents Chatbots mit Power Automate kombinieren und einen Workflow direkt aus einem Kundendialog heraus anstoßen.
Die Chat-Bots können neben Ihrer Webpage, für die unterschiedlichsten Kommunikationskanäle wie z.B. Facebook, Microsoft Teams oder auch Slack genutzt werden.
 
Power Virtual Agents

So starten Sie erfolgreich Ihr Dynamics 365 CRM-Projekt

Das sollten Sie vor der Einführung von Dynamics 365 CRM berücksichtigen!

Sie stehen vor der Einführung eines CRM-Systems? Dabei gilt es Einiges zu beachten, denn eine CRM-Lösung ist nicht nur eine technische Lösung in Form von Software, es ist vielmehr als Strategie und Unternehmensphilosophie zu verstehen. In diesem Blog-Beitrag erklären wir, wie Sie Ihr CRM-Projekt zum Erfolg führen – vor und nach dem Go Live.

 

Allgemeines CRM-Verständnis

Auch wenn Dynamics 365 ein Microsoft Produkt ist, das vom Namen her mit Office 365-Produkten wie Word, Outlook, Excel etc. verwandt ist, handelt es sich hier um eine gänzlich andere Lösung. Während sich die Office 365-Produkte auf eine bestimmte Funktionalität spezialisieren, besteht Dynamics 365 aus prozessorientierten Anwendungen, die eine breite Funktionspalette abdecken. Sie umfassen Elemente und Tools für ein Anwendungsspektrum über viele organisatorische Bereiche wie Marketing, Sales und Service hinweg. Es ähnelt eher einem ERP-System und ist entsprechend komplex.
Daher empfehlen wir, dass die vorhergesehenen Anwender des Systems, rechtzeitig und angemessen an der CRM-Einführung beteiligt werden. Wenn Anwender zu spät mit dem System in Berührung kommen, kann es der Akzeptanz erheblich schaden. In diesem Zusammenhang können auch frühzeitige Schulungen des Standards helfen. Je besser die Nutzer von Beginn an mit dem CRM-System zurechtkommen, desto schneller werden jedem Einzelnen die Vorteile deutlich, die die Lösung mit sich bringt.
 
In der anschließenden Betriebsphase sollte auch das Management Dynamics 365 CRM nutzen und dem Anwender-Team mit gutem Beispiel vorangehen. Schon häufig hat sich gezeigt: Wenn der oder die ManagerInnen das System nicht nutzten, wird es von ihren Mitarbeitern nach kurzer Zeit auch als irrelevant abgetan.
 

Ressourcen

Microsoft Dynamics 365 einzuführen und es im Anschluss zu betreiben, ist nicht möglich ohne ein Investment über die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Weder die Einführung noch der Betrieb des Systems kann vollständig an uns als Dienstleister delegiert werden. Das sollte es auch nicht, da es sich um Know-how handelt, das für Ihr Unternehmen strategische Relevanz hat!
Wie viel Zeit notwendig ist, hängt vom Umfang und der Intensität ab, mit der Sie Dynamics 365 CRM verwenden möchten. Je schneller und umfassender, desto mehr Ressourcen werden Sie intern benötigen.
Für die Projektplanung und -verantwortung ist ein eigener Projektmanager sehr empfehlenswert. Denken Sie auch daran, einen Administrator, die betroffenen Fachbereiche sowie das Management frühzeitig einzubinden.
Für den Betrieb des Systems reicht ein geschulter Administrator aus. Wenn Sie eigene Anpassungen und Erweiterungen planen, sollten Sie zudem über interne Entwicklungsressourcen im Bereich JavaScript- und .net-Entwicklung nachdenken.
Für den anschließenden Betrieb Ihres CRM-Systems mit z.B. 30-50 Anwendern, sollten Sie eine halbe Vollzeitstelle für folgende Aktivitäten einplanen: Administration, regelmäßige Datenpflege, Schulungen, Beteiligung an Projekten zur Weiterentwicklung sowie die Abstimmung mit OnDemand4U.
 

Projektstart

Zu Beginn eines CRM-Projekts steht die Definitionsphase. Sie beinhaltet die Festlegung der wesentlichen Eckpunkte des Projekts: Auftraggeber, Projektleiter, wesentliche Ergebnisse, zeitliche und budgetäre Eingrenzung etc…
Anschließend sollten Sie Ihre Anforderungen definieren, die das angestrebte Ergebnis näher beschreiben. Beschreiben Sie in einem entsprechenden Anforderungskatalog, wie das Ergebnis aussehen soll. Des Weiteren sollten Sie sich unbedingt mit den Standardfunktionalitäten von Dynamics 365 im Standard vertraut machen, um zu erfahren, was bereits enthalten ist. In diesem Zusammenhang bieten wir umfassende und günstige Online-Schulungen, von ersten Schritten bis zur Administration und Anpassung des Systems.
Auf Basis dieses Anforderungskatalogs können wir Ihnen in einem ersten Analyse-Schritt erklären, welche Ihrer Anforderungen näher oder weiter weg vom Systemstandard sind. Dementsprechend können wir auch abschätzen, ob niedrigere oder höhere Projektaufwände zu erwarten sind. Anschließend können Sie intern über den für Sie passenden Projektumfang beratschlagen.
Erst jetzt sollte ein verbindlicher Projektplan erstellt und mit einer Risikoanalyse ergänzt werden. Damit hat OnDemand4U die Basis für ein Angebot, das schon soweit belastbar ist, um gemeinsam die weitere Vorgehensweise zu planen.
Nun können Sie entscheiden, wie Sie weiter vorgehen möchten. Eher ‚agil‘ – also die Planung von Aufwänden – oder klassisch im ‚Wasserfall‘-Modus – der Planung von Ergebnissen. Gemeinsam mit uns klären Sie, was auf Ihre Situation und Ihr Anliegen am besten passt.
 

Die Zusammenarbeit mit OnDemand4U

Systemlandschaft
Damit Sie beim späteren Betrieb Ihres Microsoft Dynamics 365 Systems ungestört arbeiten können, empfehlen wir eine zweistufige oder sogar dreistufige Systemlandschaft. Ein Test- und ein Produktiv-System, gegebenenfalls auch ein Entwicklungssystem. Das hat den Vorteil, dass Sie neue Entwicklungen, Schulungen oder Tests nicht auf dem gleichen System durchführen müssen, auf dem Sie wichtige Betriebsdaten ablegen.
Externe Zugänge
Wenn Sie Unterstützung an Ihrem System benötigen, brauchen wir zu Projektbeginn die entsprechenden Zugänge sowie Administrationsrechte für die Einrichtung.
Kommunikationswege
Zur optimalen Kommunikation und Vermeidung paralleler Ablagen empfehlen wir für unsere Zusammenarbeit eine gemeinsame Kommunikationsplattform wie zum Beispiel Microsoft Teams oder SharePoint. Ob diese von uns oder von Ihnen bereitgestellt wird, ist dabei nebensächlich. Wir sollten uns lediglich über einen Standard einigen und die relevanten Beteiligten dafür freischalten.
Eine andere Frage ist die nach der Organisation der Kommunikation in Gremien und auf verschiedenen Projektebenen. Wer meldet was wem und wann? Wer organisiert wann welche Termine? Diese Fragen werden zu Projektbeginn bei der Klärung der Projektorganisation geklärt und helfen zusätzlich, ineffiziente Wege zu ersparen.
 
Weitere Informationen rund um das Thema „Dynamics 365 CRM-Einführung“ finden Sie hier.
 
 

Microsoft Power Platform – was steckt dahinter?

Die Microsoft Power Platform

Microsoft bezeichnet die Power Platform als Dynamics 365 Erweiterung. Sie besteht aus drei Anwendungen: PowerApps zum Erstellen benutzerdefinierter Anwendungen, Power BI für die dynamische Visualisierung von Daten sowie Microsoft Flow zur Erstellung automatisierter Workflows. Durch die Nutzung von Common Data Service (CDS) und das Common Data Model (CDM), also ein einheitliches Datenmodell und ein zentraler Speicherort, werden getrennte Datensilos vermieden. Jede Applikation greift demzufolge auf denselben Datensatz zu.
Microsoft Power Platform

PowerApps, Flow und Power BI im Überblick

Microsoft PowerApps

PowerApps ist ein Low-Code-Applikationsdesigner, der Ihnen aufgrund seiner grafischen Modellierungsmethoden die schnelle Erstellung benutzerdefinierter und webbasierter Anwendungen für Ihre Geschäftsanforderungen ermöglicht.
PowerApps ermöglicht Ihnen:

  • Individuelle Geschäftsanwendungen auch ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.
  • Anhand von Geschäftslogik- und Workflow-Funktionen, manuelle Geschäftsprozesse in digitale, automatisierte Prozesse umzuwandeln.
  • Die Nutzung per Browser oder mobilen Endgerät.

Microsoft Flow

Mit Flow können Sie regelmäßig wiederkehrende Arbeitsabläufe automatisieren. Sie müssen lediglich ein einziges Mal definieren, wie das entsprechende Programm reagieren soll. Wenn dieser definierte Sachverhalt eintritt, brauchen Sie anschließend selbst nichts mehr erledigen. Diesen Arbeitsablauf übernimmt für Sie dann Flow.
Die Anwendungsbeispiele sind mannigfaltig und reichen von automatisch weitergeleiteten E-Mails (auch per SMS auf Ihr Smartphone) über Synchronisierungsprozesse, die automatisch starten, bis hin zu Daten, die im richtigen Ordner abgelegt werden. Aber nicht nur Microsoft Programme wie Excel, Outlook oder SharePoint sowie die komplette Dynamics 365 Umgebung können eingebunden werden, es gibt mittlerweile unzählige Konnektoren zu externen Anwendungen, wie z.B. Dropbox, Twitter oder GoogleDrive.
Mit Microsoft Flow:

  • Erstellen Sie mithilfe von Vorlagen einfach Workflows
  • Stehen Ihnen hunderte kostenlose Vorlagen von Microsoft zur Verfügung, wie z.B.:
    • Office 365-E-Mail-Anlagen in OneDrive for Business speichern
    • Push-Benachrichtigung, wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Chef erhalten
    • Tägliche Zusammenfassung der Top-CNN-Meldungen
    • Dateien zwischen Dropbox und SharePoint kopieren
    • Wettervorhersage für Ihren Standort
    • Tweets eines bestimmten Benutzers per E-Mail an Sie senden
    • u.v.m.
    • Selbstverständlich ist Flow auch für Smartphones oder Tabletts mit Android- sowie iOS-Systemen verfügbar.

Eine Übersicht der verfügbaren Flow-Dienste finden Sie hier: Verfügbare Flow-Dienste
 

Microsoft Power BI

Microsoft Power BI ist eine Reporting-Anwendung zur Erstellung von Berichten und enthält cloud-basierte Business Intelligence Funktionen. Mithilfe von Power BI können Sie Daten zusammenführen, analysieren sowie visualisieren. Dank der SharePoint-Integration ist es zudem möglich auch über Fachabteilungen oder Standorte hinweg, Analysen mit Kollegen austauschen. Power BI ist als Plug-In für Excel, in Office 365 sowie als Desktopversion verfügbar und kann auf mobilen Endgeräten genutzt werden.

  • Power BI ermöglicht es Anwendern:
  • aus Daten schicke Grafiken zu erstellen
  • alle Datenquellen, z.B. Excel, Salesforce-Daten oder Daten auf einer Internetseite zu nutzten
  • benutzerdefinierte Dashboards und interaktive Berichte zu erstellen und mit Kollegen teilen
  • fertige Berichte in Dashboard zu veröffentlichen

 

Die Vorteile der Microsoft Power Platform

  • Kosten für die Erstellung einer Applikation können teilweise massiv reduziert werden
  • Entwicklungen müssen weniger oft an externe Dienstleister abgegeben werden
  • Besserer Zugang zu Informationen zieht häufig bessere und schnellere Entscheidungen nach sich
  • Die neuen digitalen Workflows ersetzen manuelle, zum Teil auf Papier basierende Prozesse und erhöhen somit die Effizienz
  • Entlastung der Mitarbeiter durch die Minimierung manueller Tätigkeiten
  • Mobile Apps sind durch den Common Data Service sicher und DSGVO konform

Microsoft streicht Social Engagement ersatzlos

Microsoft streicht Social Engagement ersatzlos – das müssen Sie beachten!

 
Bereits seit 16. Januar 2019 ist Microsoft Social Engagement für Neukunden nicht mehr verfügbar. Bestandskunden mit Lizenzrechten können weiterhin auf den Dienst zugreifen und bei Bedarf zusätzliche Lizenzen bis zum Ablauf ihres Abonnements oder dem 16. Januar 2020 erwerben. Ab dem 16. Januar 2020 wird Microsoft Social Engagement inklusive aller Add-ons komplett einstellen.
Zudem gilt es zu beachten, dass ab dem 1. Oktober 2019 Twitter als Datenquelle nicht mehr unterstützt wird.
Betroffen sind alle Kunden mit folgenden Dynamics 365 Lizenzen:

  • Dynamics 365 Sales, Enterprise Edition
  • Dynamics 365 Customer Service, Enterprise Edition
  • Dynamics 365 Field Service
  • Dynamics 365 Project Service Automation
  • Dynamics 365 Marketing
  • Dynamics 365 Customer Engagement Plan
  • Dynamics 365 Plan
  • Dynamics CRM Online Enterprise
  • Dynamics CRM Online Professional
  • Microsoft Social Engagement Enterprise
  • Microsoft Social Engagement Professional

 
Abrufen Ihrer Daten aus Microsoft Social Engagement
Wenn Sie eine Kopie Ihrer Daten abrufen möchten, haben Sie mindestens 90 Tage nach Ablauf Ihres Abonnements oder bis zum 16. Januar 2020 Zeit.
 
Warum wird Microsoft Social Engagement eingestellt?
Scheinbar war die Nachfrage zu gering. Der vor einigen Monaten vorgestellte Nachfolger – Microsoft Dynamics 365 Market Insights – basiert bisher nur auf Erkenntnissen und Daten der US-Webaktivitäten und ist zudem nur auf Englisch verfügbar. Dynamics 365 Market Insights wird daher, anders als angekündigt, nicht Nachfolger von Microsoft Social Engagement.
 
Was kann man Social Engagement Kunden und Interessenten empfehlen?
Microsoft verweist auf Lösungen von Partnern oder Drittanbietern, die u.a. auf AppSource verfügbar sind.