Dynamics 365 Sales und Business Central kombinieren

ERP & CRM kombinieren

Ist es sinnvoll Dynamics 365 Sales und Business Central zu kombinieren?

Immer mehr Unternehmen kombinieren Microsoft Dynamics 365 Sales mit Business Central, aber ist das auch sinnvoll?

Seit die optimierte Integration der beiden Produkte eine zuverlässige Synchronisierung ermöglicht, kann man die Frage eindeutig mit ja beantworten.

So ermöglicht die Kombination aus CRM- und ERP-Lösung z.B. Vertriebsmitarbeitern, Informationen aus beiden Diensten, wie z.B. Debitoren, Kontakte oder Verkaufsinformationen zu verknüpfen. Während Sie mit Microsoft Dynamics 365 Sales arbeiten, können Sie Daten in Business Central abrufen und umgekehrt. Durch die Synchronisation bleiben die Informationen zudem in beiden Anwendungen auf dem neuesten Stand.

Das bietet eine Menge an Vorteilen. So kann beispielweise der Vertrieb direkt in Dynamics 365 Sales Preislisten und Debitorenstatistiken aus Business Central abrufen oder sich einen Überblick verschaffen, ob ausreichend Lagerbestand verfügbar ist. Ein weiterer Vorteil ist der Abgleich zwischen Angeboten, Aufträgen und Rechnungen. Der Verkaufsprozess startet in Dynamics 365 Sales mit einem Angebot und übergibt dann an Business Central für die Warendisposition und Abrechnung. Rechnungen, Umsätze und Salden Ihrer Kunden sowie die Beträge aller offenen Posten (Zahlungsmoral) sind direkt in Dynamics 365 Sales einsehbar.

Abgesehen davon können beide Produkte in ihrem eigenen Terrain enorm Punkten.

Dynamics 365 Sales:

  • Bietet im Gegensatz zu Business Central eine wesentlich bessere Nachverfolgbarkeit von E-Mails aus Outlook.
  • Wenn Sie Business Central bereits nutzen, ist die CRM-Attachment Lizenz (Professional) deutlich günstiger.
  • Kann über den Dataverse Connector theoretisch alle Tabellen synchronisieren.

Dynamics 365 Business Central:

  • Verfügt über eine integrierte Finanzbuchhaltung (inkl. Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung).
  • Zudem ist der Zahlungsverkehr integriert.
  • Das Handling von Transaktionen ist wesentlich genauer als bei Dynamics 365 Sales.
  • Es beinhaltet die Bestandsführung sowie die Bedarfsermittlung Ihrer Artikel.
  • Deutlich bessere Auswertbarkeit für Monitoring oder Controlling.

Am Ende des Tages kommt es immer darauf an, wo Ihr Fokus liegt. Wer bereits eine ERP-Lösung im Einsatz hat, möchte in der Regel den Vertriebsprozess optimieren, was mit Dynamics 365 Sales super umsetzbar ist. Wer bereits Dynamics 365 Sales nutzt möchte den Zahlungsverkehr oder auch das Thema Finanzbuchhaltung (FiBu) optimieren.

Sollten Sie Fragen haben, wie Sie Back- und Front-Office optimal miteinander verknüpfen, sind wir Ihnen sehr gern behilflich.

Staatliche Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands

Förderprogramm "Digital Jetzt"

 

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie fördert kleine und mittlere Unternehmen

Ab sofort fördert das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“.
Das Förderprogramm soll dazu anregen, mehr in digitale Technologien sowie in die Qualifizierung der Beschäftigten zu investieren. Dabei werden pro Unternehmen bis zu 50.000 € ausgeschüttet.
Das gilt sowohl für Investitionen in digitale Technologien (Soft- und Hardware) als auch die Qualifizierung der Mitarbeiter, wie z.B. in Form von Schulungen, zu digitalen Themen.

Sie haben 12 Monate Zeit, Ihr Digitalisierungsprojekt umzusetzen. Die Auszahlung des Zuschusses erfolgt nach erfolgreicher Verwendungsnachweisprüfung. Die Förderung muss nicht zurückgezahlt werden.

 

Wer kann die Förderung beantragen?

Mittelständische Unternehmen aus allen Branchen (inklusive Handwerksbetriebe und freie Berufe) mit 3 bis 499 Beschäftigten. Den Antrag auf Förderung können Sie bis einschließlich 2023 stellen.
Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen?
Sie müssen einen Förderantrag stellen, der einen Digitalisierungsplan beinhaltet.

Der Digitalisierungsplan beschreibt:

  • das gesamte Digitalisierungsvorhaben
  • die Art und Anzahl der Qualifizierungsmaßnahmen
  • den aktuellen Stand der Digitalisierung im Unternehmen sowie die Ziele, die Sie mit der Investition erreichen wollen
  • wie Ihre Organisation effizienter gestaltet wird, Sie sich neue Geschäftsfelder erschließen, oder ein neues Geschäftsmodell entwickeln und somit Ihre Marktposition stärken

Des Weiteren:

  • muss die Investition in eine Betriebsstätte oder Niederlassung in Deutschland erfolgen
  • darf das Projekt erst nach Förderbewilligung starten
  • muss die Maßnahme innerhalb von zwölf Monaten umgesetzt werden
  • muss die Verwendung der Fördermittel nachgewiesen werden

 

Wie hoch ist die Förderung?

Die minimale Fördersumme beträgt 17.000 Euro für Investitionen in digitale Technologien und 3.000 Euro die die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter.
Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro pro Unternehmen.

Die Förderquote ist nach Unternehmensgröße gestaffelt:

  • Bis 50 Beschäftigte: bis zu 50 (40) %
  • Bis 250 Beschäftigte: bis zu 45 (35) %
  • Bis 499 Beschäftigte: bis zu 40 (30) %

Wegen Covid 19 gelten für bis zum 30.06.2021 eingehenden Anträge höhere Förderquoten, ab dem 01.07.2021 gelten die ursprünglich vorgesehenen Werte in Klammern.

 

Wir helfen Ihnen bei der Erstellung eines Digitalisierungsplans!

Unified Interface und Dynamics 365 Outlook-Integration

Wichtige technische Änderungen in Dynamics 365

 

Seit Anfang des Jahres haben wir in unserer Dynamics 365 Gruppe auf XING  bereits mehrfach darauf hingewiesen, dass im letzten Quartal 2020 einschneidende technische Änderungen auf Dynamics 365 Anwender zukommen werden.

 

Umstellung auf Unified Interface

Nach dem 1. Dezember 2020 werden alle Umgebungen in Ihrem Dynamics 365 CRM auf das Unified Interface umgestellt. Der alte Web-Client steht dann nicht mehr zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen, sich so bald wie möglich mit der Umstellung auseinander zu setzten, damit es nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt.

Weiterführende Informationen und FAQs finden sie hier.

 

Einstellung der Microsoft Dynamics 365 Outlook-Integration

Die Microsoft Dynamics 365 Outlook-Integration (Outlook COM-Add-In) wird am 1. Oktober 2020 eingestellt.
Wir empfehlen Ihnen den rechtzeitigen Wechsel auf die Dynamics 365 App for Outlook.

Weiterführende Informationen und FAQs finden sie hier.

 

Neue Namen für Office 365-Angebote

Umbenennung der Office 365-Angebote für kleine und mittelständische Unternehmen

Am 21. April 2020 ändert Microsoft die Namen der Office 365-Angebote für kleine und mittelständische Unternehmen.

Folgende Änderungen wird es geben:

  • Aus Office 365 Business Essentials wird Microsoft 365 Business Basic.
    Das Einstiegsangebot für alle, die nur einfache Clouddienste benötigen.
  • Aus Office 365 Business Premium wird Microsoft 365 Business Standard.
    Mit diesem Produkt erhalten Sie sowohl Clouddienste als auch mit der Cloud vernetzte Desktop-Apps.
  • Aus Microsoft 365 Business wird Microsoft 365 Business Premium.
    Dieses Produkt enthält neben den Clouddiensten und den Desktop-Apps zusätzlich Lösungen in den Bereichen Sicherheit, Datenschutz und Geräteverwaltung.

 

Zudem ändert Microsoft die Namen der beiden Office-Clientabonnements:

  • Aus Office 365 Business wird Microsoft 365 Apps for Business.
  • Aus Office 365 ProPlus wird Microsoft 365 Apps for Enterprise.

 

Welchen Einfluss hat das auf die Office 365-Enterprise-Pläne?

Keinen! Alle Office 365 Enterprise Pläne sind weiterhin unter ihren alten Namen verfügbar.

 

Detailliert Informationen finden Sie direkt bei Microsoft.

Einführung von Microsoft Business Central

Einführung von Microsoft Business Central

So klappt die Einführung von Microsoft Business Central

Mit Microsoft Dynamics 365 Business Central bilden Sie die Prozesse aller Unternehmensbereiche gesamtheitlich ab und optimieren diese entsprechend. Dazu zählen u.a. Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen, Vertrieb und Marketing sowie Produktion und Materialwirtschaft.

Ähnlich wie bei der Einführung von Microsoft Dynamics CRM gilt auch bei Business Central: Planen Sie sorgfältig, denn eine unzureichende Vorbereitung kann nicht nur die Kosten in die Höhe treiben, schlimmstenfalls gefährdet es sogar den Erfolg Ihres Business Central-Projekts.

 

Ressourcen und Anforderungsanalyse

Selbst die Zuhilfenahme eines Microsoft Partners und Business Central-Spezialisten wie OnDemand4U wird einige Ihrer Mitarbeiter während der ERP-Einführung über einen längeren Zeitraum binden. Daher sollten Sie sich die Frage nach den notwendigen Ressourcen in Ihrem Hause stellen. Berücksichtigen Sie dabei auch den Arbeitsausfall Ihres Teams im Tagesgeschäft während des Projekts.

Wenn Ihr Projektteam steht, sollten Sie sich Gedanken machen, was Ihr Business Central-System alles können sollte. Dabei spielt das Thema Technologie eigentlich keine große Rolle, da Sie für den Einsatz von Business Central lediglich eine Internetanbindung und einen Browser benötigen. Vielmehr geht es bei der Anforderungsanalyse um die Funktionen, die Ihr ERP-System beherrschen muss. Berücksichtigen Sie hierbei zwingend die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter aus den jeweiligen Unternehmensbereichen.

 

Lastenheft

Das Lastenheft stellt quasi das Fundament Ihres Business Central-Projekts dar und sollte folgende Punkte so detailliert wie möglich beschreiben:

  • Informationen zum Unternehmen und Ihre Branche
  • Markt, Wettbewerb, Alleinstellungsmerkmale, Produkte und Dienstleistungen
  • Eine Übersicht Ihrer IT-Infrastruktur
  • Ihre funktionalen Anforderungen an Business Central
  • Interne Prozesse, was ist zukünftig geplant
  • Ihren Zeitplan für das geplante Projekt
  • Ansprechpartner

Wichtig: Da kein Lastenheft gänzlich selbsterklärend ist, nennen Sie uns einen Ansprechpartner oder eine Ansprechpartnerin für Rückfragen! Zudem ist es sinnvoll für Fachfragen Ansprechpartner aus den Fachabteilungen zu nennen.

 

Business Central-Workshop

Um OnDemand4U und Business Central besser kennenzulernen, empfehlen wir einen Briefing-Workshop. Im Rahmen dieses Termins haben Sie die Möglichkeit, Ihre Anforderungen zu erläutern und bekommen alle offenen Fragen zu Business Central beantwortet.

Auf Basis Ihres Lastenheftes passen wir unsere Präsentation individuell Ihren Bedürfnissen an. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung benötigen, empfehlen wir ein Vorbereitungs-Meeting vorab.

 

Pflichtenheft und Implementierung

Vor der Implementierung sollte ein weiterer Workshop stattfinden, um letzte Unklarheiten auszuräumen oder Fehlinterpretationen des Lastenheftes zu vermeiden. Ziel dieses Workshops ist die Erstellung eines Pflichtenheftes, in dem wir die technische Umsetzung Ihrer Vorgaben aus dem Lastenheft festlegen. Auch das Pflichtenheft gilt es im Anschluss von Ihrer Seite nochmals zu prüfen. Sobald Sie Ihr ok dazu geben, beginnen wir gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung mit der Einführung von Business Central und der Anpassung Ihres ERP-Systems an Ihre Unternehmensprozesse.

 

Abnahme und Schulung

Nach Abschluss der technischen Umsetzung erfolgt die Abnahme. Sie haben jetzt die Möglichkeit, Business Central sorgfältig zu testen. Planen Sie hierfür genügend Zeit ein – jedes einzelne Feature muss funktionieren.

Spätestens jetzt, besser jedoch zeitgleich zur Implementierung, sollte die Schulung Ihrer Mitarbeiter stattfinden. Beginnen Sie zuerst Ihre Key-User zu schulen, damit diese nach Abschluss der Implementierungsarbeiten, den Rest Ihres Teams intern trainieren können. Bitte unterschätzen Sie das Thema Schulungen nicht, denn sie sind ein zentraler Baustein bei der Einführung eines ERP-Systems! Schlecht oder gar nicht geschulte Anwender, verbreiten Angst und Skepsis, arbeiten ineffizient und verursachen durch Falschnutzung vermeidbare Kosten.

Wir bieten sowohl entsprechende Trainingsmodule für Power-User als auch Mitarbeiter an.

 

Microsoft Dynamics Business Central Schulung

Nach Beendigung der Schulungen ist die Business Central-Einführung abgeschlossen

 

Zusammenfassung der Prozessschritte bei der Einführung von Business Central:

  • Ressourcen abklären
  • Anforderungsanalyse
  • Lastenheft
  • Business Central-Workshops
  • Pflichtenheft
  • Technische Umsetzung
  • Abnahme und Tests
  • Schulungen