So starten Sie erfolgreich Ihr Dynamics 365 CRM-Projekt

Das sollten Sie vor der Einführung von Dynamics 365 CRM berücksichtigen!

Sie stehen vor der Einführung eines CRM-Systems? Dabei gilt es Einiges zu beachten, denn eine CRM-Lösung ist nicht nur eine technische Lösung in Form von Software, es ist vielmehr als Strategie und Unternehmensphilosophie zu verstehen. In diesem Blog-Beitrag erklären wir, wie Sie Ihr CRM-Projekt zum Erfolg führen – vor und nach dem Go Live.

 

Allgemeines CRM-Verständnis

Auch wenn Dynamics 365 ein Microsoft Produkt ist, das vom Namen her mit Office 365-Produkten wie Word, Outlook, Excel etc. verwandt ist, handelt es sich hier um eine gänzlich andere Lösung. Während sich die Office 365-Produkte auf eine bestimmte Funktionalität spezialisieren, besteht Dynamics 365 aus prozessorientierten Anwendungen, die eine breite Funktionspalette abdecken. Sie umfassen Elemente und Tools für ein Anwendungsspektrum über viele organisatorische Bereiche wie Marketing, Sales und Service hinweg. Es ähnelt eher einem ERP-System und ist entsprechend komplex.
Daher empfehlen wir, dass die vorhergesehenen Anwender des Systems, rechtzeitig und angemessen an der CRM-Einführung beteiligt werden. Wenn Anwender zu spät mit dem System in Berührung kommen, kann es der Akzeptanz erheblich schaden. In diesem Zusammenhang können auch frühzeitige Schulungen des Standards helfen. Je besser die Nutzer von Beginn an mit dem CRM-System zurechtkommen, desto schneller werden jedem Einzelnen die Vorteile deutlich, die die Lösung mit sich bringt.
 
In der anschließenden Betriebsphase sollte auch das Management Dynamics 365 CRM nutzen und dem Anwender-Team mit gutem Beispiel vorangehen. Schon häufig hat sich gezeigt: Wenn der oder die ManagerInnen das System nicht nutzten, wird es von ihren Mitarbeitern nach kurzer Zeit auch als irrelevant abgetan.
 

Ressourcen

Microsoft Dynamics 365 einzuführen und es im Anschluss zu betreiben, ist nicht möglich ohne ein Investment über die Zeit Ihrer Mitarbeiter. Weder die Einführung noch der Betrieb des Systems kann vollständig an uns als Dienstleister delegiert werden. Das sollte es auch nicht, da es sich um Know-how handelt, das für Ihr Unternehmen strategische Relevanz hat!
Wie viel Zeit notwendig ist, hängt vom Umfang und der Intensität ab, mit der Sie Dynamics 365 CRM verwenden möchten. Je schneller und umfassender, desto mehr Ressourcen werden Sie intern benötigen.
Für die Projektplanung und -verantwortung ist ein eigener Projektmanager sehr empfehlenswert. Denken Sie auch daran, einen Administrator, die betroffenen Fachbereiche sowie das Management frühzeitig einzubinden.
Für den Betrieb des Systems reicht ein geschulter Administrator aus. Wenn Sie eigene Anpassungen und Erweiterungen planen, sollten Sie zudem über interne Entwicklungsressourcen im Bereich JavaScript- und .net-Entwicklung nachdenken.
Für den anschließenden Betrieb Ihres CRM-Systems mit z.B. 30-50 Anwendern, sollten Sie eine halbe Vollzeitstelle für folgende Aktivitäten einplanen: Administration, regelmäßige Datenpflege, Schulungen, Beteiligung an Projekten zur Weiterentwicklung sowie die Abstimmung mit OnDemand4U.
 

Projektstart

Zu Beginn eines CRM-Projekts steht die Definitionsphase. Sie beinhaltet die Festlegung der wesentlichen Eckpunkte des Projekts: Auftraggeber, Projektleiter, wesentliche Ergebnisse, zeitliche und budgetäre Eingrenzung etc…
Anschließend sollten Sie Ihre Anforderungen definieren, die das angestrebte Ergebnis näher beschreiben. Beschreiben Sie in einem entsprechenden Anforderungskatalog, wie das Ergebnis aussehen soll. Des Weiteren sollten Sie sich unbedingt mit den Standardfunktionalitäten von Dynamics 365 im Standard vertraut machen, um zu erfahren, was bereits enthalten ist. In diesem Zusammenhang bieten wir umfassende und günstige Online-Schulungen, von ersten Schritten bis zur Administration und Anpassung des Systems.
Auf Basis dieses Anforderungskatalogs können wir Ihnen in einem ersten Analyse-Schritt erklären, welche Ihrer Anforderungen näher oder weiter weg vom Systemstandard sind. Dementsprechend können wir auch abschätzen, ob niedrigere oder höhere Projektaufwände zu erwarten sind. Anschließend können Sie intern über den für Sie passenden Projektumfang beratschlagen.
Erst jetzt sollte ein verbindlicher Projektplan erstellt und mit einer Risikoanalyse ergänzt werden. Damit hat OnDemand4U die Basis für ein Angebot, das schon soweit belastbar ist, um gemeinsam die weitere Vorgehensweise zu planen.
Nun können Sie entscheiden, wie Sie weiter vorgehen möchten. Eher ‚agil‘ – also die Planung von Aufwänden – oder klassisch im ‚Wasserfall‘-Modus – der Planung von Ergebnissen. Gemeinsam mit uns klären Sie, was auf Ihre Situation und Ihr Anliegen am besten passt.
 

Die Zusammenarbeit mit OnDemand4U

Systemlandschaft
Damit Sie beim späteren Betrieb Ihres Microsoft Dynamics 365 Systems ungestört arbeiten können, empfehlen wir eine zweistufige oder sogar dreistufige Systemlandschaft. Ein Test- und ein Produktiv-System, gegebenenfalls auch ein Entwicklungssystem. Das hat den Vorteil, dass Sie neue Entwicklungen, Schulungen oder Tests nicht auf dem gleichen System durchführen müssen, auf dem Sie wichtige Betriebsdaten ablegen.
Externe Zugänge
Wenn Sie Unterstützung an Ihrem System benötigen, brauchen wir zu Projektbeginn die entsprechenden Zugänge sowie Administrationsrechte für die Einrichtung.
Kommunikationswege
Zur optimalen Kommunikation und Vermeidung paralleler Ablagen empfehlen wir für unsere Zusammenarbeit eine gemeinsame Kommunikationsplattform wie zum Beispiel Microsoft Teams oder SharePoint. Ob diese von uns oder von Ihnen bereitgestellt wird, ist dabei nebensächlich. Wir sollten uns lediglich über einen Standard einigen und die relevanten Beteiligten dafür freischalten.
Eine andere Frage ist die nach der Organisation der Kommunikation in Gremien und auf verschiedenen Projektebenen. Wer meldet was wem und wann? Wer organisiert wann welche Termine? Diese Fragen werden zu Projektbeginn bei der Klärung der Projektorganisation geklärt und helfen zusätzlich, ineffiziente Wege zu ersparen.
 
Weitere Informationen rund um das Thema „Dynamics 365 CRM-Einführung“ finden Sie hier.